Mengelola Gedung agar Berfungsi dengan Baik

Business Today | Mengelola operasional gedung saat ini tidak lagi sesederhana memastikan seluruh fasilitas berfungsi dengan baik. Building manager harus mengoordinasikan work order, pemeliharaan aset, tenant, vendor, keamanan, hingga pelaporan operasional dalam waktu yang bersamaan.

Ketika setiap proses masih berjalan melalui aplikasi yang berbeda atau bahkan pencatatan manual, koordinasi menjadi lebih lambat dan informasi penting berpotensi terlewat.

Tantangan tersebut membuat pengelola gedung mulai mencari platform yang mampu menghubungkan seluruh proses operasional dalam satu sistem. Namun, memilih platform building management bukan sekadar membandingkan jumlah fitur.

ADVERTISEMENT

SCROLL TO RESUME CONTENT

Pengelola gedung perlu memastikan sistem tersebut mampu mengikuti alur kerja operasional, mendukung pengambilan keputusan, serta berkembang seiring meningkatnya kompleksitas pengelolaan gedung.

Kompleksitas Operasional Gedung Berkembang Lebih Cepat daripada Sistem Kerja

Seiring bertambahnya aset, tenant, vendor, dan standar layanan, pengelolaan gedung tidak lagi hanya berfokus pada pemeliharaan fasilitas. Manajemen juga dituntut mengambil keputusan yang lebih cepat berdasarkan data operasional yang akurat.

Menurut laporan IFMA bersama Autodesk, 87% facility manager berencana meningkatkan penggunaan data dan analitik untuk mendukung pengambilan keputusan operasional. Seiring bertambahnya aset, tenant, dan vendor, kemampuan menghubungkan data operasional menjadi semakin penting agar evaluasi maupun penentuan prioritas dilakukan berdasarkan data yang akurat.

Dalam praktiknya, tantangan sering muncul ketika informasi mengenai work order, maintenance, vendor, dan laporan operasional tersebar di berbagai sistem sehingga proses evaluasi maupun penentuan prioritas menjadi lebih lambat.

Platform Building Management Perlu Mendukung Proses, Bukan Sekadar Menambah Fitur

Memilih platform building management sebaiknya tidak hanya didasarkan pada banyaknya fitur yang ditawarkan. Bagi pengelola gedung, nilai terbesar sebuah platform terletak pada kemampuannya menghubungkan seluruh proses operasional dalam satu alur kerja.

Ketika laporan kerusakan, work order, histori maintenance, hingga dashboard operasional saling terintegrasi, informasi dapat mengalir tanpa input berulang dan lebih siap digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, platform yang dipilih perlu mampu menghubungkan data operasional, menyajikan visibilitas secara real-time, mudah diadopsi lintas divisi, serta tetap relevan seiring berkembangnya kebutuhan operasional perusahaan.

ByBamms Menghubungkan Seluruh Proses Operasional dalam Satu Platform

Setelah memahami tantangan operasional dan kriteria platform yang perlu dipertimbangkan, langkah berikutnya adalah melihat bagaimana solusi tersebut diterapkan dalam aktivitas sehari-hari.

Di sinilah ByBamms hadir sebagai platform building management yang dirancang untuk menghubungkan berbagai proses operasional, bukan sekadar menyediakan fitur yang berdiri sendiri.

Sebagai contoh, ketika tenant mengirimkan permintaan perbaikan, laporan tersebut dapat langsung diteruskan menjadi work order, diproses oleh tim terkait, terdokumentasi sebagai riwayat maintenance, hingga ditampilkan dalam dashboard operasional.

Alur kerja seperti ini membantu mengurangi perpindahan data antar aplikasi sekaligus mempermudah building manager memantau progres pekerjaan dari awal hingga selesai.

Melalui satu platform, ByBamms mendukung berbagai kebutuhan operasional, antara lain:

• Inquiry Management untuk mengelola keluhan, permintaan layanan, dan work order secara terpusat.
• Asset Maintenance untuk menyimpan histori aset, preventive maintenance, dan performa peralatan.
• Tenancy Management untuk mengelola data tenant beserta administrasinya.
• Analytics Tools yang menyajikan dashboard operasional sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.
• Security Optimization untuk mendukung pengelolaan akses dan aktivitas pengunjung.
• Invoicing System yang membantu proses penagihan kepada tenant berjalan lebih terstruktur.

Pendekatan tersebut membuat setiap aktivitas operasional saling terhubung sehingga data tidak berhenti pada satu divisi, tetapi dapat dimanfaatkan sebagai dasar evaluasi bagi manajemen.

Digitalisasi operasional tidak selalu dimulai dengan mengganti seluruh proses yang sudah ada. Nilai terbesar justru muncul ketika setiap proses yang sebelumnya berjalan sendiri-sendiri mulai terhubung dalam satu alur kerja yang konsisten.

Digunakan Berbagai Tipe Properti dengan Kebutuhan Operasional Berbeda

Setiap jenis properti memiliki tantangan operasional yang berbeda. Gedung perkantoran lebih banyak berfokus pada koordinasi tenant korporasi dan vendor, sementara apartemen harus menangani permintaan penghuni yang berlangsung hampir sepanjang hari. Di sisi lain, kawasan komersial maupun residensial memiliki kebutuhan administrasi dan pengelolaan fasilitas yang tidak sama.

ByBamms telah digunakan pada berbagai tipe properti di Indonesia, termasuk Menara Astra, Sequis Tower, AIA Central, 1Park Avenue, LaVie All Suites Apartment, hingga PIK Avenue. Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa platform ini dapat menyesuaikan kebutuhan operasional pada berbagai skala pengelolaan gedung.

Hal ini juga dirasakan oleh penggunanya. Babay Saubariyah, Property Manager 1Park Avenue, menyampaikan bahwa proses pelaporan dan monitoring pekerjaan menjadi lebih mudah karena seluruh aktivitas dapat dipantau melalui ByBamms.

Sementara itu, Agung Dayu, Property Manager LaVie All Suites Apartment, menyebut platform ini membantu menghadirkan laporan pekerjaan yang lebih akurat sekaligus mempercepat pelayanan kepada tenant.

Mengelola operasional gedung yang semakin kompleks memerlukan lebih dari sekadar digitalisasi. Pengelola gedung membutuhkan platform yang mampu menghubungkan work order, maintenance, aset, tenant, keamanan, hingga pelaporan dalam satu alur kerja sehingga setiap keputusan didukung oleh data yang sama.

Dengan pendekatan tersebut, ByBamms membantu building manager menyederhanakan koordinasi operasional, meningkatkan visibilitas terhadap kondisi gedung, serta mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terukur.

Apabila Anda sedang mencari Platform BMS Terbaik untuk mendukung operasional gedung secara lebih efisien, ByBamms menghadirkan solusi yang telah digunakan oleh berbagai gedung perkantoran, apartemen, kawasan residensial, dan properti komersial di Indonesia.

Konsultasikan kebutuhan pengelolaan gedung Anda bersama tim ByBamms untuk menemukan solusi yang sesuai dengan karakteristik operasional perusahaan.